収集する情報について

当事務所は、業務遂行のために必要な範囲でのみ情報を収集します。以下に、依頼者から直接提供される情報、自動的に取得される情報、第三者から受け取る情報をそれぞれ例示します。

利用者が提供する情報

契約手続きや相談の際、依頼者から直接提供を受ける情報の代表例は以下のとおりです。各項目は処理目的に応じて求めます。

• 氏名、住所、連絡先（電話番号・メールアドレス）
• 本人確認書類（運転免許証、マイナンバー通知カード等）および身分証明に関する情報
• 不動産の所在・登記情報、固定資産税情報、権利関係や契約書原本
• 活動に関する契約条件、価格情報、支払い方法に関する情報
• やり取りされたメール・チャットの履歴や相談メモ（事例整理のために保存する場合があります）
• 支払い履歴、請求書、報酬に関する情報

自動的に収集される情報

サイト利用やシステムログの取得により自動的に収集される情報の例を示します。解析は匿名化を優先し、必要最小限の利用にとどめます。

• IPアドレス、利用端末の識別子、ブラウザ種類
• アクセス日時、ページ閲覧履歴、利用時間等のログ情報
• クッキーや類似技術による行動解析データ
• フォーム送信時の入力データ（送信直後に暗号化して保存）
• エラーログやセキュリティ関連の記録（不正アクセス対応のため利用）
• 位置情報（端末の設定で許可された場合の限定的な利用）

第三者から受け取る情報

活動の性質上、外部の専門家や経営機関、仲介業者等から情報を受領する場合があります。受領先ごとに取り扱い範囲を限定して運用します。

• 不動産仲介業者や管理会社から提供される物件情報や契約履歴
• 経営機関・登記所からの決済確認書類や登記情報
• 外部の専門家（税理士、司法書士、測量士）から提供される助言記録や関連書類

処理の法的根拠

個人情報の処理は、契約の履行、法令の遵守、利用者の同意、または当事務所の正当なメリットに基づいて行われます。以下に代表的な根拠を挙げます。

• 契約の履行：依頼者との契約を遂行するために必要な処理
• 法的義務の履行：登記義務や税務関係の法令に基づく処理
• 同意：マーケティング連絡等、依頼者の明示的な同意が必要な処理
• 正当なメリット：事務所の業務運営上必要な範囲での集計・改善等（依頼者の権利を不当に侵害しない範囲）

クッキーの使用について

当サイトではユーザビリティ向上や利用状況の分析のためにクッキーを使用します。必要な場合は同意を得たうえで、種類ごとに利用目的を限定します。

セッションクッキー（訪問中の設定保持）、永続クッキー（利用環境の記憶）、分析クッキー（サイト利用状況の集計）などを使用することがあります。

機能性クッキー（必須）、解析クッキー（使用状況の改善）、広告クッキー（同意がある場合のみ）といったカテゴリに分類して管理します。

ブラウザ設定やサイト上の同意管理ツールを通じてクッキーの受け入れ可否を設定できます。ただし必須クッキーを無効にすると一部機能が利用できなくなる場合があります。

クッキーポリシーの詳細を見る

第三者提供および共同利用について

業務遂行に必要な範囲で、外部の専門家や関係機関と情報を共有することがあります。共有先と目的は明確に限定し、秘密保持義務を課します。

• 司法書士、税理士、測量士など活動に直接関与する専門家への情報提供（契約・登記のため）
• 経営機関や決済代行業者への支払い関連情報の提供
• 法令に基づく要求があった場合の公的機関への提供（裁判所、税務署等）
• 仲介業者や管理会社との連絡調整に必要な物件情報の共有
• 外部の解析サービスプロバイダへの匿名化された利用統計の提供
• 合意に基づく第三者への情報提供（明示的な同意がある場合）

国外へのデータ転送について

原則として国内での処理を行いますが、必要に応じて国外のサービスプロバイダに委託する場合があります。その際は適切な保護措置を講じます。

国外転送時には、標準契約条項や機密保持契約を締結するなど、個人情報の保護水準が確保される措置を実施します。依頼者の権利を不当に損なうことはありません。

データの保管期間

個人情報は目的達成に必要な期間のみ保管します。各種法令に基づく保存義務がある場合はその期間を優先して適用します。

アカウント情報や契約関係書類は、契約終了後も税務・会計上必要な期間（原則7年間）保存することがあります。

相談記録やメール履歴は、紛争対応や業務改善のために最大3年間保管することがあります。不要と判断した場合は適時削除します。

アクセスログやセキュリティログは、運用および不正検出のため最長1年間保存しますが、法令により長期保存が必要な場合はその限りではありません。

削除の申請を受けた場合、法令上の保存義務や当方の正当なメリットとのバランスを考慮し、合理的な範囲で速やかに対応します。削除完了時にはその旨を通知します。

安全管理措置

EstateTopLawは、個人情報の漏えい、滅失、毀損を防止するために技術的および組織的な安全管理措置を講じます。具体的には暗号化、アクセス制御、定期的な教育と内部監査を実施しています。事例ベースでは、外部からの不正アクセスを想定した対応訓練を行い、運用上の弱点を改善しています。

• 通信の暗号化（SSL/TLS）および重要データの暗号化保存
• アクセス権限の分離・最小化、二要素認証の導入
• 定期的なバックアップ、ログ監査および従業員向けの情報セキュリティ教育

利用者の権利

利用者は、自身の個人情報に関して特定の権利を有します。権利行使の手続きは、本人確認を経たうえで合理的な範囲で対応します。以下は主な権利の一覧です。

• 開示請求（当事務所が保有する個人情報の内容確認）
• 訂正請求（不正確な情報の修正）
• 削除請求（保存目的を満たした情報の消去）
• 利用停止・処理の制限請求（不当な処理がある場合）
• データポータビリティの請求（構造化された形式での提供）
• 同意の撤回（同意に基づく処理の停止）
• 異議申し立て（正当なメリットに基づく処理への異議）
• 苦情申立て（個人情報の取り扱いに関する苦情）

権利行使およびお問い合わせの方法

EstateTopLawでは、個人データに関するアクセス、訂正、消去、処理制限、移転、異議申立てなどの権利を尊重します。具体的なケースとして、売買契約書の写しを求めるクライアント、登記情報の訂正を要するケース、過去の相談記録の削除を希望するシナリオに対して、該当する手続きを案内します。請求の際は本人確認資料が必要となる場合があり、事例ごとに必要書類と想定される手順を明示します。

[email protected]

請求を受領した場合、通常は受領日から起算して原則30日以内に対応方針を通知します。複雑な案件や追加確認が必要な場合はその旨を説明し、具体的な追加期間と理由を提示します。事例ベースでの対応例（登記データ確認で追加調査が必要だったケースなど）を提示して進行を分かりやすくします。

マーケティングとコミュニケーション

EstateTopLawでは、セミナー案内や法改正の解説など有益な情報を提供するために連絡先を利用することがあります。過去のケースに基づく事例紹介や実務チェックリストをメール配信で案内する場合がありますが、受信者の選好に応じた配信設計を行っています。

マーケティング配信の停止はいつでも可能です。配信メール内の配信停止リンクまたはEstateTopLaw.digitalの問い合わせフォームからお申し出ください。停止手続きの実施例や処理の目安期間も個別にご案内します。

未成年者の個人情報について

EstateTopLawは未成年者（親権者や後見人を通じた手続きが必要な場合を含む）に関する情報を、法的要件とケースに応じて慎重に扱います。親権者からの同意確認が必要な事例や、相続に絡む未成年者の代理手続きの具体的な事例を紹介し、手続きの流れを整理します。

第三者リンクと外部サービス

本サイトや送付資料には外部の登記情報サービス、評価業者、クラウドストレージ等へのリンクや連携が含まれることがあります。各第三者サービスのデータ利用方針はそれぞれ異なるため、連携事例や想定されるデータ項目を提示し、必要に応じて利用者が確認できるようにしています。